Tijd en hoe er efficiënter mee om te gaan.

Ik heb veel contact met managers en leiders. Veel van deze mensen maken nogal wat overuren. 70 uur per week is geen uitzondering. De tijd dat een leider of manager daar prat op ging is wel een beetje voorbij. Toch is het patroon, van te veel uren maken ingesleten en voor de meeste leiders en managers is het moeilijk om dat patroon te doorbreken. Rich Broot schreef daar een interessant boek over: ” Successful Time Management. Be the productive person you want to be.

We kennen allemaal de dooddoeners wel dat je je tijd maar één keer kan besteden en dat tijd geld is. Clichés, maar met een behoorlijke kern van waarheid. In mijn cursussen leiderschap is het managen van tijd dan ook best vaak een thema.

De door mij, drie meest gebruikte tips wil ik graag met jullie delen. Ik verwacht dat de tips bij de meeste lezers al wel bekend zijn. Toch denk ik dat veel leiders en managers daaraan beter invulling en uitvoering zouden kunnen geven waardoor de beschikbare tijd effectiever kan worden gebruikt.

Mijn tips hebben betrekking op vertrouwen, vragen en toegankelijkheid.

  1. vertrouwen

Heb vertrouwen in je vakmensen. Laat hun doen wat zij moeten doen. Vraag je zelf, af als de situatie anders loopt dan verwacht of jij daarbij wel aanwezig moet zijn en blijf van de situatie vandaan als dat niet zo is.

Geef je medewerkers aan wat zij moeten doen en niet hoe zij hun werk moeten doen. Echte vakmensen zijn op de hoogte van procedures en methodes en die hebben geen uitleg meer nodig. Zorg ervoor dat je duidelijk bent in je verwachtingen en heb er vertrouwen in dat je medewerkers die waar kunnen maken. Het zijn ook de vakmensen die nieuwe medewerkers daarin opleiden. Zij moeten het per slot van rekening samen doen.

  1. vragen

Stel vragen en neem besluiten. Dat is wat je in de kern moet doen als leider of manager. Stel vooral hoe vragen en vermijd zoveel mogelijk de wat vragen. Op een goede hoe vraag komt een wat antwoord en daarmee kun je controleren of jouw verwachting is begrepen en wordt waar gemaakt. Wat vragen stel je om een besluit te nemen. Bijvoorbeeld wat zijn de voor en tegens of wat adviseer je mij te doen? Op basis van die informatie kun je je besluit nemen.

Als de verwachting duidelijk is, kun je de medewerker vragen welke cruciale proces indicatoren hij zie en hoe hij jou informeert over de voortgang en het succes. Daardoor hoef je niet meer boven op het proces te zitten en kun je het overzicht bewaren. Je kunt dan zelf bepalen wanneer je boven op het primaire proces gaat zitten en wanneer je afstand neemt je krijgt immers voldoende informatie om het proces te monitoren.

  1. toegankelijkheid

“Mijn deur staat altijd open” is een veel gebruikte term. Maar wanneer ga je als leider of manager dan je werk doen. Veel werkzaamheden van leiders of managers hebben betrekking op het maken van beleid en het verwerken van informatie. Dan is het niet raar dat je je daarvoor even opsluit. Ook jij, als leider of manager moet produceren en dat kan niet als er telkens een medewerker aan je bureau staat.

Met deze drie tips kun je voorkomen dat jouw tijd ongepland wordt opgebruikt door je medewerkers. Je kunt je tijd beter indelen en je makkelijker aan jouw eigen planning houden. Door vertrouwen, vragen en toegankelijkheid bepaal je zelf wanneer je op het primaire proces zit en hoe je jouw productieve uren indeelt. Dat scheelt zeeën van tijd en geeft rust. Van veel tijd hebben we immers maar weinig.

terug